Tipos de acceso de equipo

Para los documentos en la sección «De trabajo» hay disponibles tres niveles de configuración de acceso de grupo.

Acceso para todo el equipo

El nivel de acceso más amplio es conceder permisos a todos los miembros del equipo simultáneamente. Al activar esta opción:

• El documento o la carpeta se hace visible para todos los empleados del equipo.
• Todos reciben el mismo nivel de permisos (visualización o edición).
• Los nuevos empleados añadidos al equipo obtienen acceso automáticamente a dichos documentos.

Esto es conveniente para documentos de todo el equipo: normativas, plantillas, instrucciones, anuncios internos.

Acceso para departamentos

Si en el equipo está configurada una estructura de departamentos, se puede conceder acceso solo a departamentos específicos:

• Seleccionar uno o varios departamentos de la lista.
• Establecer un nivel de acceso para cada departamento.
• Los empleados que pertenecen a los departamentos seleccionados obtendrán acceso al documento.

Acceso para empleados específicos

La invitación personal de empleados individuales funciona de la misma manera que para los usuarios habituales:

• Seleccionar a un empleado.
• Elegir el nivel de acceso.
• El empleado recibirá una notificación y verá el documento en su sección «Compartidos conmigo».

Configuración del acceso

Para configurar el acceso de equipo a un documento o carpeta:

1. Abra la sección «De trabajo» y encuentre el elemento deseado.
2. Seleccione el documento o la carpeta.
3. Abra el menú contextual y seleccione «Compartir» .
4. En el diálogo de configuración de acceso, elija el tipo de acceso deseado:

Para todo el equipo

• Active el interruptor «Acceso para todo el equipo».
• Elija el nivel de acceso: Visualización o Edición.

Para departamentos

• En la sección «Departamentos», seleccione los departamentos deseados de la lista.
• Establezca el nivel de acceso para cada departamento.

Para empleados

• En el campo «Usuarios», seleccione un usuario.
• Elija el nivel de acceso.

Herencia de permisos en carpetas

Al conceder acceso a una carpeta, todos los elementos anidados heredan automáticamente los permisos establecidos:

• Si a una carpeta se le concede acceso de edición para un departamento, todos los documentos y subcarpetas dentro de ella reciben los mismos permisos.
• La herencia funciona de forma recursiva a cualquier nivel de anidamiento.
• El propietario puede anular los permisos para elementos anidados individuales, estableciendo permisos más estrictos o más amplios para ellos.

Gestión de la lista de acceso

El propietario de un documento o carpeta puede en cualquier momento:

• Ver la lista de todos los usuarios y departamentos que tienen acceso.
• Cambiar el nivel de acceso para usuarios o departamentos individuales.
• Revocar el acceso a un usuario, un departamento o a todo el equipo.
• Añadir nuevos destinatarios.

Limitaciones

Al configurar el acceso de equipo, se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Solo el propietario puede compartir — solo el propietario de un documento de equipo puede conceder acceso a él.
• Estructura de departamentos — para utilizar el acceso por departamentos, el equipo debe tener configurada la estructura correspondiente.
• No se puede limitar al propietario — el propietario del equipo o el propietario del documento siempre tiene «Combo», independientemente de la configuración.
• Usuarios externos — el acceso a un documento o carpeta no se puede conceder a usuarios que no son miembros del equipo.

Opciones de pago

Los documentos que se encuentran en la sección «De trabajo» reciben las opciones «PRO» y «Sin logo» activadas para el equipo. De esta manera, todos los miembros de la organización tienen acceso a las funciones de pago. Si un documento se mueve a la sección personal, el acceso a las funciones de pago cesará.