Types d'accès d'équipe

Pour les documents dans la section « Espace de travail », trois niveaux de configuration d'accès de groupe sont disponibles.

Accès pour toute l'équipe

Le niveau d'accès le plus large consiste à accorder des autorisations à tous les membres de l'équipe simultanément. Lorsque cette option est activée :

• Le document ou le dossier devient visible pour tous les employés de l'équipe.
• Tous reçoivent le même niveau d'autorisation (visualisation ou édition).
• Les nouveaux employés ajoutés à l'équipe obtiennent automatiquement l'accès à ces documents.

C'est pratique pour les documents communs à toute l'équipe : règlements, modèles, instructions, annonces internes.

Accès par service

Si une structure de services est configurée dans l'équipe, vous pouvez accorder l'accès uniquement à des services spécifiques :

• Sélectionnez un ou plusieurs services dans la liste.
• Définissez un niveau d'accès pour chaque service.
• Les employés appartenant aux services sélectionnés auront accès au document.

Accès pour des employés spécifiques

L'invitation personnelle d'employés spécifiques fonctionne de la même manière que pour les utilisateurs standards :

• Sélectionnez un employé.
• Choisissez le niveau d'accès.
• L'employé recevra une notification et verra le document dans sa section « Partagés avec moi ».

Configuration de l'accès

Pour configurer l'accès d'équipe à un document ou à un dossier :

1. Ouvrez la section « Espace de travail » et trouvez l'élément souhaité.
2. Sélectionnez le document ou le dossier.
3. Ouvrez le menu contextuel et choisissez « Partager » .
4. Dans la boîte de dialogue de configuration de l'accès, sélectionnez le type d'accès souhaité :

Pour toute l'équipe

• Activez le commutateur « Accès pour toute l'équipe ».
• Choisissez le niveau d'accès : Visualisation ou Édition.

Pour les services

• Dans la section « Services », sélectionnez les services souhaités dans la liste.
• Définissez le niveau d'accès pour chaque service.

Pour les employés

• Dans le champ « Utilisateurs », sélectionnez un utilisateur.
• Choisissez le niveau d'accès.

Héritage des autorisations dans les dossiers

Lorsque vous accordez l'accès à un dossier, tous les éléments qu'il contient héritent automatiquement des autorisations définies :

• Si un dossier est partagé en mode édition avec un service, tous les documents et sous-dossiers à l'intérieur reçoivent les mêmes autorisations.
• L'héritage fonctionne de manière récursive à n'importe quel niveau d'imbrication.
• Le propriétaire peut redéfinir les autorisations pour des éléments imbriqués spécifiques, en leur attribuant des droits plus stricts ou plus étendus.

Gestion de la liste d'accès

Le propriétaire d'un document ou d'un dossier peut à tout moment :

• Consulter la liste de tous les utilisateurs et services ayant accès.
• Modifier le niveau d'accès pour des utilisateurs ou des services spécifiques.
• Révoquer l'accès pour un utilisateur, un service ou toute l'équipe.
• Ajouter de nouveaux destinataires.

Restrictions

Lors de la configuration de l'accès d'équipe, veuillez prendre en compte les points suivants :

• Seul le propriétaire peut partager — seul le propriétaire d'un document d'équipe peut en accorder l'accès.
• Structure des services — pour utiliser l'accès par service, une structure correspondante doit être configurée au sein de l'équipe.
• Le propriétaire ne peut pas être restreint — le propriétaire de l'équipe ou du document dispose toujours du forfait « Combo », quels que soient les paramètres.
• Utilisateurs externes — l'accès à un document ou à un dossier ne peut pas être accordé à des utilisateurs qui ne sont pas membres de l'équipe.

Options payantes

Les documents situés dans la section « Espace de travail » bénéficient des options « PRO » et « Sans logo » activées pour l'équipe. Ainsi, tous les membres de l'organisation ont accès aux fonctionnalités payantes. Si un document est déplacé vers l'espace personnel, l'accès aux fonctionnalités payantes sera interrompu.