Tipi di accesso per il team

Per i documenti nella sezione «Lavoro» sono disponibili tre livelli di configurazione dell'accesso di gruppo.

Accesso per l'intero team

Il livello di accesso più ampio consiste nel concedere autorizzazioni a tutti i membri del team contemporaneamente. Quando questa opzione è attivata:

• Il documento o la cartella diventano visibili a tutti i collaboratori del team.
• Tutti ricevono lo stesso livello di autorizzazione (visualizzazione o modifica).
• I nuovi collaboratori aggiunti al team ottengono automaticamente l'accesso a tali documenti.

Questa opzione è comoda per i documenti di interesse comune per il team: regolamenti, modelli, istruzioni, annunci interni.

Accesso per reparti

Se nel team è stata configurata una struttura di reparti, è possibile concedere l'accesso solo a determinati reparti:

• Selezionare uno o più reparti dall'elenco.
• Impostare un livello di accesso specifico per ogni reparto.
• I collaboratori che fanno parte dei reparti selezionati otterranno l'accesso al documento.

Accesso per collaboratori specifici

L'invito personale di singoli collaboratori funziona come per gli utenti standard:

• Selezionare un collaboratore.
• Scegliere il livello di accesso.
• Il collaboratore riceverà una notifica e vedrà il documento nella sua sezione «Condivisi con me».

Configurazione dell'accesso

Per configurare l'accesso del team a un documento o a una cartella:

1. Apri la sezione «Lavoro» e trova l'elemento desiderato.
2. Seleziona il documento o la cartella.
3. Apri il menu contestuale e seleziona «Condividi» .
4. Nella finestra di dialogo per la configurazione dell'accesso, scegli il tipo di accesso desiderato:

Per l'intero team

• Attiva l'interruttore «Accesso per l'intero team».
• Scegli il livello di accesso: Visualizzazione o Modifica.

Per i reparti

• Nella sezione «Reparti», seleziona i reparti desiderati dall'elenco.
• Imposta il livello di accesso per ciascun reparto.

Per i collaboratori

• Nel campo «Utenti», seleziona un utente.
• Scegli il livello di accesso.

Ereditarietà delle autorizzazioni nelle cartelle

Quando si concede l'accesso a una cartella, tutti gli elementi al suo interno ereditano automaticamente le autorizzazioni impostate:

• Se a una cartella viene concesso l'accesso in modifica a un reparto, tutti i documenti e le sottocartelle al suo interno ricevono le stesse autorizzazioni.
• L'ereditarietà funziona in modo ricorsivo a qualsiasi livello di annidamento.
• Il proprietario può sovrascrivere le autorizzazioni per singoli elementi interni, impostando permessi più restrittivi o più ampi.

Gestione dell'elenco di accesso

Il proprietario di un documento o di una cartella può in qualsiasi momento:

• Visualizzare l'elenco di tutti gli utenti e i reparti che hanno accesso.
• Modificare il livello di accesso per singoli utenti o reparti.
• Revocare l'accesso a un utente, a un reparto o all'intero team.
• Aggiungere nuovi destinatari.

Limitazioni

Durante la configurazione dell'accesso per il team, è necessario tenere conto di quanto segue:

• Solo il proprietario può condividere — solo il proprietario di un documento del team può concederne l'accesso.
• Struttura dei reparti — per utilizzare l'accesso per reparti, nel team deve essere configurata la relativa struttura.
• Impossibile limitare il proprietario — il proprietario del team o del documento ha sempre accesso "Combo", indipendentemente dalle impostazioni.
• Utenti esterni — l'accesso a un documento o a una cartella non può essere concesso a utenti che non sono membri del team.

Opzioni a pagamento

I documenti che si trovano nella sezione "Lavoro" ricevono le opzioni "PRO" e "Senza logo" attivate per il team. In questo modo, tutti i membri dell'organizzazione hanno accesso alle funzionalità a pagamento. Se un documento viene spostato nella sezione personale, l'accesso alle funzionalità a pagamento cesserà.