Tipuri de acces pentru echipă

Pentru documentele din secțiunea „De lucru” sunt disponibile trei niveluri de configurare a accesului de grup.

Acces pentru întreaga echipă

Cel mai larg nivel de acces este acordarea de permisiuni tuturor membrilor echipei simultan. La activarea acestei opțiuni:

• Documentul sau folderul devine vizibil pentru toți angajații echipei.
• Toți primesc un singur nivel de permisiuni (vizualizare sau editare).
• Angajații noi, adăugați în echipă, primesc automat acces la aceste documente.

Acest lucru este convenabil pentru documentele comune ale echipei: regulamente, șabloane, instrucțiuni, anunțuri interne.

Acces pentru departamente

Dacă în echipă este configurată o structură de departamente, puteți acorda acces doar anumitor departamente:

• Selectați unul sau mai multe departamente din listă.
• Stabiliți nivelul de acces pentru fiecare departament.
• Angajații care fac parte din departamentele selectate vor primi acces la document.

Acces pentru anumiți angajați

Invitarea personală a angajaților individuali funcționează la fel ca pentru utilizatorii obișnuiți:

• Selectați angajatul.
• Selectați nivelul de acces.
• Angajatul va primi o notificare și va vedea documentul în secțiunea sa „Partajate cu mine”.

Configurarea accesului

Pentru a configura accesul echipei la un document sau folder:

1. Deschideți secțiunea „De lucru” și găsiți elementul dorit.
2. Selectați documentul sau folderul.
3. Deschideți meniul contextual și selectați „Partajare” .
4. În fereastra de configurare a accesului, alegeți tipul de acces dorit:

Pentru întreaga echipă

• Activați comutatorul „Acces pentru întreaga echipă”.
• Selectați nivelul de acces: Vizualizare sau Editare.

Pentru departamente

• În secțiunea „Departamente”, selectați departamentele dorite din listă.
• Stabiliți nivelul de acces pentru fiecare departament.

Pentru angajați

• În câmpul „Utilizatori”, selectați utilizatorul.
• Selectați nivelul de acces.

Moștenirea permisiunilor în foldere

Atunci când acordați acces la un folder, toate elementele conținute în acesta moștenesc automat permisiunile setate:

• Dacă unui folder i se acordă acces de editare pentru un departament, toate documentele și subfolderele din interior primesc aceleași permisiuni.
• Moștenirea funcționează recursiv la orice nivel de adâncime.
• Proprietarul poate suprascrie permisiunile pentru elemente individuale conținute, stabilind pentru ele drepturi mai stricte sau mai extinse.

Gestionarea listei de acces

Proprietarul unui document sau folder poate oricând:

• Vizualiza lista tuturor utilizatorilor și departamentelor care au acces.
• Modifica nivelul de acces pentru utilizatori sau departamente individuale.
• Revoca accesul unui utilizator, unui departament sau întregii echipe.
• Adăuga noi destinatari.

Limitări

La configurarea accesului pentru echipă, trebuie să țineți cont de următoarele:

• Doar proprietarul poate partaja — doar proprietarul unui document de echipă poate acorda acces la acesta.
• Structura departamentelor — pentru a utiliza accesul pe departamente, în echipă trebuie să fie configurată o structură corespunzătoare.
• Proprietarul nu poate fi restricționat — proprietarul echipei sau proprietarul documentului are întotdeauna acces Combo, indiferent de setări.
• Utilizatori externi — accesul la un document sau folder nu poate fi acordat utilizatorilor care nu sunt membri ai echipei.

Opțiuni plătite

Documentele care se află în secțiunea „De lucru” primesc opțiunile PRO și Fără logo, activate pentru echipă. Astfel, toți membrii organizației au acces la funcționalitățile plătite. Dacă un document este mutat în secțiunea personală, accesul la funcționalitățile plătite va înceta.