Typy dostępu zespołowego

Dla dokumentów w sekcji „Robocze” dostępne są trzy poziomy konfiguracji dostępu grupowego.

Dostęp dla całego zespołu

Najszerszy poziom dostępu to przyznanie uprawnień wszystkim członkom zespołu jednocześnie. Po włączeniu tej opcji:

• Dokument lub folder staje się widoczny dla wszystkich pracowników w zespole.
• Wszyscy otrzymują ten sam poziom uprawnień (przeglądanie lub edycja).
• Nowi pracownicy dodani do zespołu automatycznie otrzymują dostęp do tych dokumentów.

Jest to przydatne w przypadku dokumentów ogólnozespołowych: regulaminów, szablonów, instrukcji, ogłoszeń wewnętrznych.

Dostęp dla działów

Jeśli w zespole skonfigurowano strukturę działów, można przyznać dostęp tylko określonym działom:

• Wybierz jeden lub kilka działów z listy.
• Dla każdego działu ustaw odpowiedni poziom dostępu.
• Pracownicy należący do wybranych działów uzyskają dostęp do dokumentu.

Dostęp dla konkretnych pracowników

Indywidualne zapraszanie pracowników działa tak samo, jak w przypadku zwykłych użytkowników:

• Wybierz pracownika.
• Wybierz poziom dostępu.
• Pracownik otrzyma powiadomienie i zobaczy dokument w swojej sekcji „Udostępnione dla mnie”.

Konfiguracja dostępu

Aby skonfigurować dostęp zespołowy do dokumentu lub folderu:

1. Otwórz sekcję „Robocze” i znajdź odpowiedni element.
2. Zaznacz dokument lub folder.
3. Otwórz menu kontekstowe i wybierz „Udostępnij” .
4. W oknie dialogowym konfiguracji dostępu wybierz odpowiedni typ dostępu:

Dla całego zespołu

• Włącz przełącznik „Dostęp dla całego zespołu”.
• Wybierz poziom dostępu: Przeglądanie lub Edycja.

Dla działów

• W sekcji „Działy” wybierz odpowiednie działy z listy.
• Dla każdego działu ustaw poziom dostępu.

Dla pracowników

• W polu „Użytkownicy” wybierz użytkownika.
• Wybierz poziom dostępu.

Dziedziczenie uprawnień w folderach

Po przyznaniu dostępu do folderu wszystkie zawarte w nim elementy automatycznie dziedziczą ustawione uprawnienia:

• Jeśli folderowi przyznano dostęp do edycji dla danego działu, wszystkie dokumenty i podfoldery wewnątrz otrzymują te same uprawnienia.
• Dziedziczenie działa rekurencyjnie na dowolnym poziomie zagnieżdżenia.
• Właściciel może nadpisać uprawnienia dla poszczególnych zagnieżdżonych elementów, ustawiając dla nich bardziej restrykcyjne lub szersze uprawnienia.

Zarządzanie listą dostępu

Właściciel dokumentu lub folderu może w dowolnym momencie:

• Przeglądać listę wszystkich użytkowników i działów, którzy mają dostęp.
• Zmienić poziom dostępu dla poszczególnych użytkowników lub działów.
• Cofnąć dostęp użytkownikowi, działowi lub całemu zespołowi.
• Dodać nowych odbiorców.

Ograniczenia

Podczas konfigurowania dostępu zespołowego należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Tylko właściciel może udostępniać — dostęp do dokumentu zespołowego może przyznać tylko jego właściciel.
• Struktura działów — aby korzystać z dostępu dla działów, w zespole musi być skonfigurowana odpowiednia struktura.
• Nie można ograniczyć właściciela — właściciel zespołu lub właściciel dokumentu zawsze ma uprawnienia Combo, niezależnie od ustawień.
• Użytkownicy zewnętrzni — dostęp do dokumentu lub folderu nie może być przyznany użytkownikom, którzy nie są członkami zespołu.

Opcje płatne

Dokumenty znajdujące się w sekcji "Robocze" otrzymują opcje PRO i Bez logo, aktywowane dla zespołu. Dzięki temu wszyscy członkowie organizacji mają dostęp do płatnych funkcji. Jeśli dokument zostanie przeniesiony do sekcji osobistej, dostęp do płatnych funkcji zostanie zakończony.