Arten des Teamzugriffs

Für Dokumente im Bereich „Arbeitsbereich“ stehen drei Ebenen der Gruppenzugriffskonfiguration zur Verfügung.

Zugriff für das gesamte Team

Die umfassendste Zugriffsebene ist die Gewährung von Berechtigungen für alle Teammitglieder gleichzeitig. Wenn diese Option aktiviert ist:

• Das Dokument oder der Ordner wird für alle Mitarbeiter des Teams sichtbar.
• Alle erhalten die gleiche Berechtigungsstufe (Anzeigen oder Bearbeiten).
• Neue Mitarbeiter, die dem Team hinzugefügt werden, erhalten automatisch Zugriff auf solche Dokumente.

Dies ist praktisch für teamweite Dokumente wie Richtlinien, Vorlagen, Anleitungen und interne Ankündigungen.

Zugriff für Abteilungen

Wenn in Ihrem Team eine Abteilungsstruktur eingerichtet ist, können Sie den Zugriff nur bestimmten Abteilungen gewähren:

• Wählen Sie eine oder mehrere Abteilungen aus der Liste aus.
• Legen Sie für jede Abteilung eine eigene Zugriffsebene fest.
• Mitarbeiter, die den ausgewählten Abteilungen angehören, erhalten Zugriff auf das Dokument.

Zugriff für bestimmte Mitarbeiter

Die persönliche Einladung einzelner Mitarbeiter funktioniert genauso wie bei normalen Benutzern:

• Wählen Sie einen Mitarbeiter aus.
• Wählen Sie die Zugriffsebene aus.
• Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung und sieht das Dokument in seinem Bereich „Für mich freigegeben“.

Zugriff konfigurieren

Um den Teamzugriff auf ein Dokument oder einen Ordner zu konfigurieren:

1. Öffnen Sie den Bereich „Arbeitsbereich“ und suchen Sie das gewünschte Element.
2. Wählen Sie das Dokument oder den Ordner aus.
3. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie „Teilen“ .
4. Wählen Sie im Dialogfeld für die Zugriffseinstellungen die gewünschte Zugriffsart aus:

Für das gesamte Team

• Aktivieren Sie den Schalter „Zugriff für das gesamte Team“.
• Wählen Sie die Zugriffsebene: Anzeigen oder Bearbeiten.

Für Abteilungen

• Wählen Sie im Abschnitt „Abteilungen“ die gewünschten Abteilungen aus der Liste aus.
• Legen Sie für jede Abteilung die Zugriffsebene fest.

Für Mitarbeiter

• Wählen Sie im Feld „Benutzer“ einen Benutzer aus.
• Wählen Sie die Zugriffsebene aus.

Vererbung von Berechtigungen in Ordnern

Wenn Sie Zugriff auf einen Ordner gewähren, erben alle darin enthaltenen Elemente automatisch die festgelegten Berechtigungen:

• Wenn einem Ordner Bearbeitungsrechte für eine Abteilung gewährt wurden, erhalten alle darin enthaltenen Dokumente und Unterordner dieselben Rechte.
• Die Vererbung funktioniert rekursiv für jede Verschachtelungstiefe.
• Der Eigentümer kann die Berechtigungen für einzelne untergeordnete Elemente überschreiben, indem er strengere oder umfassendere Rechte festlegt.

Verwaltung der Zugriffsliste

Der Eigentümer eines Dokuments oder Ordners kann jederzeit:

• die Liste aller Benutzer und Abteilungen mit Zugriff einsehen.
• die Zugriffsebene für einzelne Benutzer oder Abteilungen ändern.
• den Zugriff für einen Benutzer, eine Abteilung oder das gesamte Team widerrufen.
• neue Empfänger hinzufügen.

Einschränkungen

Bei der Konfiguration des Teamzugriffs sollten Sie Folgendes beachten:

• Nur der Eigentümer kann teilen – nur der Eigentümer eines Team-Dokuments kann den Zugriff darauf gewähren.
• Abteilungsstruktur – um den Zugriff nach Abteilungen zu nutzen, muss im Team eine entsprechende Struktur eingerichtet sein.
• Eigentümer kann nicht eingeschränkt werden – der Teameigentümer oder der Dokumenteneigentümer hat unabhängig von den Einstellungen immer „Kombi“.
• Externe Benutzer – der Zugriff auf ein Dokument oder einen Ordner kann nicht für Benutzer gewährt werden, die keine Teammitglieder sind.

Kostenpflichtige Optionen

Dokumente, die sich im Bereich „Arbeitsbereich“ befinden, erhalten die für das Team aktivierten Optionen „PRO“ und „Ohne Logo“. Dadurch haben alle Mitglieder der Organisation Zugriff auf die kostenpflichtigen Funktionen. Wenn ein Dokument in den persönlichen Bereich verschoben wird, erlischt der Zugriff auf die kostenpflichtigen Funktionen.