Типи командного доступу

Для документів у розділі «Робочі» доступні три рівні налаштування групового доступу.

Доступ для всієї команди

Найширший рівень доступу — надання прав усім членам команди одночасно. При активації цієї опції:

• Документ або папка стають видимими для всіх співробітників команди.
• Усі отримують єдиний рівень прав (перегляд або редагування).
• Нові співробітники, додані до команди, автоматично отримують доступ до таких документів.

Це зручно для загальнокомандних документів: правил, шаблонів, інструкцій, внутрішніх оголошень.

Доступ для відділів

Якщо в команді налаштовано структуру відділів, можна надати доступ лише певним відділам:

• Вибрати один або кілька відділів зі списку.
• Для кожного відділу встановити свій рівень доступу.
• Співробітники, що входять до обраних відділів, отримають доступ до документа.

Доступ для конкретних співробітників

Персональне запрошення окремих співробітників працює так само, як для звичайних користувачів:

• Вибрати співробітника.
• Вибрати рівень доступу.
• Співробітник отримає сповіщення та побачить документ у своєму розділі «Доступні мені».

Налаштування доступу

Щоб налаштувати командний доступ до документа або папки:

1. Відкрити розділ «Робочі» та знайти потрібний елемент.
2. Виділити документ або папку.
3. Відкрити контекстне меню та вибрати «Поділитися» .
4. У діалоговому вікні налаштування доступу вибрати потрібний тип доступу:

Для всієї команди

• Активувати перемикач «Доступ для всієї команди».
• Вибрати рівень доступу: Перегляд або Редагування.

Для відділів

• У розділі «Відділи» вибрати потрібні відділи зі списку.
• Для кожного відділу встановити рівень доступу.

Для співробітників

• У полі «Користувачі» вибрати користувача.
• Вибрати рівень доступу.

Успадкування прав у папках

При наданні доступу до папки всі вкладені елементи автоматично успадковують встановлені права:

• Якщо папці надано доступ на редагування для відділу, всі документи та підпапки всередині отримують ті самі права.
• Успадкування працює рекурсивно на будь-яку глибину вкладеності.
• Власник може перевизначити права для окремих вкладених елементів, встановивши для них суворіші або ширші права.

Керування списком доступу

Власник документа або папки може в будь-який момент:

• Переглянути список усіх користувачів та відділів, які мають доступ.
• Змінити рівень доступу для окремих користувачів або відділів.
• Відкликати доступ у користувача, відділу або всієї команди.
• Додати нових одержувачів.

Обмеження

При налаштуванні командного доступу слід враховувати:

• Тільки власник може ділитися — надавати доступ до командного документа може лише його власник.
• Структура відділів — для використання доступу за відділами в команді має бути налаштована відповідна структура.
• Неможливо обмежити власника — власник команди або власник документа завжди має «Комбо», незалежно від налаштувань.
• Зовнішні користувачі — доступ до документа або папки не може бути наданий користувачам, які не є членами команди.

Платні опції

Документи, що знаходяться в розділі «Робочі», отримують опції «ПРО» та «Без лого», активовані для команди. Таким чином, усі члени організації мають доступ до платних функцій. Якщо документ буде переміщено до особистого розділу, доступ до платних функцій припиниться.