Formas de conceder acceso

Existen dos formas principales de conceder acceso a un documento o carpeta.

Invitación personal por correo electrónico

Para conceder acceso a una persona específica, se utiliza su dirección de correo electrónico:

1. Seleccione un documento o carpeta en el gestor de archivos.
2. Abra el menú contextual (botón derecho del ratón) y seleccione «Compartir» o haga clic en el botón correspondiente en la interfaz.
3. En el diálogo que se abre, introduzca el correo electrónico del destinatario.
4. Seleccione el nivel de acceso: «Visualización» o «Edición».
5. Guarde los cambios.

Después de guardar, el destinatario recibirá automáticamente un correo electrónico con una notificación sobre el acceso concedido. El elemento aparecerá en su sección «Compartidos conmigo».

Acceso mediante enlace corto

Un enlace corto permite conceder acceso a un documento a cualquier persona que lo reciba, sin necesidad de conocer su correo electrónico:

1. En el diálogo de configuración de acceso, active el interruptor «Habilitar acceso por enlace».
2. Seleccione el nivel de acceso para todos los que utilicen el enlace.
3. Copie el enlace corto creado y compártalo con los destinatarios por cualquier medio conveniente.

La primera vez que un usuario acceda a través del enlace, el documento se añadirá automáticamente a su sección «Compartidos conmigo» para facilitar el acceso posterior.

Niveles de acceso

Al conceder acceso, puede elegir uno de los dos niveles de permiso:

Visualización

Nivel básico que solo otorga permiso para leer el contenido:

• Abrir y ver documentos.
• Navegar por la estructura de carpetas.
• Descargar archivos al ordenador.
• Añadir el elemento a sus «Favoritos» personales.

Cualquier acción para modificar el contenido o la estructura no está disponible.

Edición

Nivel avanzado que incluye todas las capacidades de visualización y, además, permite:

• Modificar el contenido de los documentos.
• Dentro de la carpeta: crear nuevos documentos y subcarpetas.
• Dentro de la carpeta: renombrar, mover y eliminar (a la papelera) los elementos contenidos.

Acceso a carpetas

Al conceder acceso a una carpeta, todos los elementos que contiene heredan automáticamente los permisos establecidos. Esto significa:

• Si se concede acceso de visualización a una carpeta, el destinatario podrá ver todos los documentos y subcarpetas que contiene.
• Si se concede acceso de edición a una carpeta, el destinatario podrá modificar todos los elementos que contiene, así como crear nuevos documentos y subcarpetas.

Los permisos se heredan de forma recursiva a cualquier nivel de anidamiento. No es necesario conceder acceso a cada documento dentro de la carpeta por separado.

Estado del acceso compartido

Los documentos y carpetas cuyo acceso se ha compartido con otros usuarios se marcan con un icono especial en el gestor de archivos. Esto permite al propietario distinguir fácilmente los elementos compartidos de los que son completamente privados.

El estado se muestra tanto para los elementos con invitaciones personales como para aquellos con acceso habilitado por enlace.

Gestión del acceso

El propietario de un documento o carpeta puede, en cualquier momento:

• Cambiar el nivel de acceso para un usuario específico (de «Visualización» a «Edición» y viceversa).
• Revocar el acceso de uno o varios usuarios.
• Deshabilitar el acceso por enlace, lo que invalidará el enlace.
• Cambiar el nivel de acceso del enlace sin modificar el propio enlace.

Para modificar la configuración, es necesario abrir de nuevo el diálogo «Compartir» para el elemento correspondiente y realizar los cambios deseados.

Limitaciones

Al trabajar con el acceso compartido, debe tener en cuenta las siguientes limitaciones:

• No se pueden compartir documentos desde las secciones «Papelera» y «Archivo». Antes de conceder acceso, el elemento debe ser restaurado o devuelto al espacio de trabajo activo.
• No se puede volver a compartir un documento de otro usuario. Si otra persona le ha concedido acceso a un documento, no puede compartirlo con terceros. Solo el propietario gestiona los permisos de acceso.
• La modificación de la estructura está limitada para los destinatarios. Los usuarios con acceso de edición pueden modificar el contenido de los documentos y trabajar dentro de las carpetas, pero no pueden mover la carpeta compartida a otra ubicación ni cambiar sus parámetros principales.