Méthodes de partage

Il existe deux méthodes principales pour partager un document ou un dossier.

Invitation personnelle par e-mail

Pour donner l'accès à une personne spécifique, utilisez son adresse e-mail :

1. Sélectionnez un document ou un dossier dans le gestionnaire de fichiers.
2. Ouvrez le menu contextuel (clic droit) et sélectionnez « Partager » ou cliquez sur le bouton correspondant dans l'interface.
3. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez l'e-mail du destinataire.
4. Choisissez le niveau d'accès : « Consultation » ou « Modification ».
5. Enregistrez les modifications.

Après l'enregistrement, le destinataire recevra automatiquement un e-mail de notification l'informant de l'accès qui lui a été accordé. L'élément apparaîtra dans sa section « Partagés avec moi ».

Accès par lien court

Un lien court permet de donner accès à un document à toute personne qui reçoit ce lien, sans avoir besoin de connaître son e-mail :

1. Dans la boîte de dialogue des paramètres de partage, activez l'option « Activer le partage par lien ».
2. Choisissez le niveau d'accès pour toutes les personnes qui utiliseront le lien.
3. Copiez le lien court généré et transmettez-le aux destinataires par le moyen de votre choix.

Lors de la première visite via le lien, le document est automatiquement ajouté à la section « Partagés avec moi » de l'utilisateur pour un accès ultérieur facile.

Niveaux d'accès

Lorsque vous partagez, vous pouvez choisir l'un des deux niveaux d'autorisation suivants :

Consultation

Le niveau de base, qui ne permet que de lire le contenu :

• Ouvrir et consulter les documents.
• Naviguer dans la structure des dossiers.
• Télécharger les fichiers sur un ordinateur.
• Ajouter l'élément à ses « Favoris » personnels.

Toute action visant à modifier le contenu ou la structure est indisponible.

Modification

Un niveau avancé qui inclut toutes les autorisations de la consultation, plus :

• Modifier le contenu des documents.
• À l'intérieur d'un dossier : créer de nouveaux documents et sous-dossiers.
• À l'intérieur d'un dossier : renommer, déplacer et supprimer (vers la corbeille) les éléments qu'il contient.

Partage de dossiers

Lorsque vous partagez un dossier, tous les éléments qu'il contient héritent automatiquement des autorisations définies. Cela signifie que :

• Si vous accordez un accès en consultation à un dossier, le destinataire pourra consulter tous les documents et sous-dossiers qu'il contient.
• Si vous accordez un accès en modification à un dossier, le destinataire pourra modifier tous les éléments qu'il contient, ainsi que créer de nouveaux documents et sous-dossiers.

Les autorisations sont héritées de manière récursive, quelle que soit la profondeur de l'arborescence. Il n'est pas nécessaire de partager individuellement chaque document à l'intérieur du dossier.

Statut de partage

Les documents et dossiers partagés avec d'autres utilisateurs sont marqués d'une icône spéciale dans le gestionnaire de fichiers. Cela permet au propriétaire de distinguer facilement les éléments partagés des éléments entièrement privés.

Le statut est affiché aussi bien pour les éléments partagés via des invitations personnelles que pour ceux partagés par lien.

Gestion de l'accès

Le propriétaire d'un document ou d'un dossier peut à tout moment :

• Modifier le niveau d'accès d'un utilisateur spécifique (de « Consultation » à « Modification » et vice versa).
• Révoquer l'accès d'un ou plusieurs utilisateurs.
• Désactiver le partage par lien, ce qui rendra le lien invalide.
• Modifier le niveau d'accès associé au lien sans changer le lien lui-même.

Pour modifier les paramètres, ouvrez à nouveau la boîte de dialogue « Partager » de l'élément concerné et effectuez les changements souhaités.

Restrictions

Lorsque vous utilisez le partage, veuillez tenir compte des restrictions suivantes :

• Il est impossible de partager des documents depuis la « Corbeille » ou les « Archives ». Avant de partager un élément, vous devez le restaurer ou le replacer dans votre espace de travail actif.
• Vous ne pouvez pas repartager le document de quelqu'un d'autre. Si un autre utilisateur a partagé un document avec vous, vous ne pouvez pas le partager à votre tour avec des tiers. Seul le propriétaire peut gérer les autorisations d'accès.
• La modification de la structure est limitée pour les destinataires. Les utilisateurs ayant un accès en modification peuvent modifier le contenu des documents et travailler à l'intérieur des dossiers partagés, mais ils ne peuvent pas déplacer le dossier partagé lui-même ni modifier ses paramètres principaux.