Modalità di condivisione

Esistono due modalità principali per concedere l'accesso a un documento o a una cartella.

Invito personale via email

Per concedere l'accesso a una persona specifica, si utilizza il suo indirizzo email:

1. Seleziona un documento o una cartella nel file manager.
2. Apri il menu contestuale (tasto destro del mouse) e seleziona «Condividi» o fai clic sul pulsante corrispondente nell'interfaccia.
3. Nella finestra di dialogo che si apre, inserisci l'email del destinatario.
4. Scegli il livello di accesso: «Visualizzazione» o «Modifica».
5. Salva le modifiche.

Dopo aver salvato, il destinatario riceverà automaticamente un'email di notifica dell'accesso concesso. L'elemento apparirà nella sua sezione «Condivisi con me».

Accesso tramite link breve

Un link breve consente di concedere l'accesso a un documento a chiunque lo riceva, senza la necessità di conoscere l'email del destinatario:

1. Nella finestra di dialogo delle impostazioni di condivisione, attiva l'interruttore «Abilita accesso tramite link».
2. Scegli il livello di accesso per chiunque utilizzi il link.
3. Copia il link breve generato e invialo ai destinatari nel modo che preferisci.

Al primo accesso tramite il link, il documento viene automaticamente aggiunto alla sezione «Condivisi con me» dell'utente per facilitarne l'accesso futuro.

Livelli di accesso

Quando si concede l'accesso, è possibile scegliere uno dei due livelli di autorizzazione:

Visualizzazione

Il livello base, che concede solo il diritto di leggere il contenuto:

• Aprire e visualizzare i documenti.
• Navigare nella struttura delle cartelle.
• Scaricare i file sul proprio computer.
• Aggiungere l'elemento ai propri «Preferiti».

Qualsiasi azione di modifica del contenuto o della struttura non è consentita.

Modifica

Il livello avanzato, che include tutte le funzionalità di visualizzazione e in più permette di:

• Modificare il contenuto dei documenti.
• All'interno della cartella: creare nuovi documenti e sottocartelle.
• All'interno della cartella: rinominare, spostare ed eliminare (nel cestino) gli elementi contenuti.

Accesso alle cartelle

Quando si condivide una cartella, tutti gli elementi al suo interno ereditano automaticamente i permessi impostati. Questo significa che:

• Se viene concesso l'accesso in visualizzazione a una cartella, il destinatario potrà visualizzare tutti i documenti e le sottocartelle al suo interno.
• Se viene concesso l'accesso in modifica a una cartella, il destinatario potrà modificare tutti gli elementi contenuti, creare nuovi documenti e sottocartelle.

I permessi vengono ereditati in modo ricorsivo a qualsiasi livello di annidamento. Non è necessario concedere l'accesso a ogni singolo documento all'interno della cartella.

Stato della condivisione

I documenti e le cartelle condivisi con altri utenti sono contrassegnati da un'icona speciale nel file manager. Questo permette al proprietario di distinguere facilmente gli elementi condivisi da quelli privati.

Lo stato viene visualizzato sia per gli elementi con inviti personali sia per quelli con accesso tramite link abilitato.

Gestione dell'accesso

Il proprietario di un documento o di una cartella può in qualsiasi momento:

• Modificare il livello di accesso per un utente specifico (da «Visualizzazione» a «Modifica» e viceversa).
• Revocare l'accesso a uno o più utenti.
• Disattivare l'accesso tramite link, rendendo il link non più valido.
• Modificare il livello di accesso del link senza cambiare il link stesso.

Per modificare le impostazioni, è necessario aprire nuovamente la finestra di dialogo «Condividi» per l'elemento desiderato e apportare le modifiche necessarie.

Limitazioni

Quando si utilizza la funzione di condivisione, è necessario tenere conto delle seguenti limitazioni:

• Non è possibile condividere documenti dalle sezioni «Cestino» e «Archivio». Prima di concedere l'accesso, l'elemento deve essere ripristinato o riportato nell'area di lavoro attiva.
• Non è possibile ricondividere un documento di un altro utente. Se l'accesso a un documento ti è stato concesso da un altro utente, non puoi condividerlo a tua volta con terze persone. Solo il proprietario gestisce i permessi di accesso.
• La modifica della struttura è limitata per i destinatari. Gli utenti con accesso in modifica possono modificare il contenuto dei documenti e lavorare all'interno delle cartelle, ma non possono spostare la cartella condivisa in un'altra posizione o modificarne i parametri principali.