Способы предоставления доступа

Существует два основных способа предоставить доступ к документу или папке.

Персональное приглашение по email

Для предоставления доступа конкретному человеку используется его адрес электронной почты:

1. Выбрать документ или папку в файловом менеджере.
2. Открыть контекстное меню (правая кнопка мыши) и выбрать «Поделиться» или нажать на соответствующую кнопку в интерфейсе.
3. В открывшемся диалоге ввести email получателя.
4. Выбрать уровень доступа: «Просмотр» или «Редактирование».
5. Сохранить изменения.

После сохранения получатель автоматически получит письмо с уведомлением о предоставленном доступе. Элемент появится в его разделе «Доступные мне».

Доступ по короткой ссылке

Короткая ссылка позволяет предоставить доступ к документу любому, кто получит эту ссылку, без необходимости знать email получателя:

1. В диалоге настройки доступа активировать переключатель «Включить доступ по ссылке».
2. Выбрать уровень доступа для всех, кто перейдёт по ссылке.
3. Скопировать созданную короткую ссылку и передать её получателям любым удобным способом.

При первом переходе по ссылке документ автоматически добавляется в раздел «Доступные мне» пользователя для удобства последующего доступа.

Уровни доступа

При предоставлении доступа можно выбрать один из двух уровней прав:

Просмотр

Базовый уровень, предоставляющий право только читать содержимое:

• Открывать и просматривать документы.
• Перемещаться по структуре папок.
• Скачивать файлы на компьютер.
• Добавлять элемент в личное «Избранное».

Любые действия по изменению содержимого или структуры недоступны.

Редактирование

Расширенный уровень, включающий все возможности просмотра и дополнительно:

• Изменять содержимое документов.
• Внутри папки: создавать новые документы и вложенные папки.
• Внутри папки: переименовывать, перемещать и удалять (в корзину) вложенные элементы.

Доступ к папкам

При предоставлении доступа к папке все вложенные элементы автоматически наследуют установленные права. Это означает:

• Если предоставлен доступ на просмотр папки, получатель сможет просматривать все документы и вложенные папки внутри неё.
• Если предоставлен доступ на редактирование папки, получатель сможет изменять все вложенные элементы, создавать новые документы и подпапки.

Права наследуются рекурсивно на любую глубину вложенности. Нет необходимости отдельно предоставлять доступ к каждому документу внутри папки.

Статус совместного доступа

Документы и папки, доступ к которым предоставлен другим пользователям, отмечаются специальным значком в файловом менеджере. Это позволяет владельцу легко отличить элементы с совместным доступом от полностью приватных.

Статус отображается как для элементов с персональными приглашениями, так и для элементов с включённым доступом по ссылке.

Управление доступом

Владелец документа или папки может в любой момент:

• Изменить уровень доступа для конкретного пользователя (с «Просмотр» на «Редактирование» и наоборот).
• Отозвать доступ у одного или нескольких пользователей.
• Отключить доступ по ссылке, сделав ссылку недействительной.
• Изменить уровень доступа для ссылки без изменения самой ссылки.

Для изменения настроек необходимо снова открыть диалог «Поделиться» для соответствующего элемента и внести нужные изменения.

Ограничения

При работе с совместным доступом следует учитывать следующие ограничения:

• Нельзя поделиться документами из разделов «Корзина» и «Архив». Перед предоставлением доступа элемент необходимо восстановить или вернуть в активное рабочее пространство.
• Нельзя повторно поделиться чужим документом. Если доступ к документу предоставлен кому-то другим пользователем, нельзя самостоятельно предоставить его третьим лицам. Только владелец управляет правами доступа.
• Изменение структуры ограничено для получателей. Пользователи с доступом на редактирование могут изменять содержимое документов и работать внутри папок, но не могут перемещать саму расшаренную папку в другое место или изменять её основные параметры.