Sposoby udzielania dostępu

Istnieją dwa główne sposoby udzielania dostępu do dokumentu lub folderu.

Osobiste zaproszenie przez e-mail

Aby udzielić dostępu konkretnej osobie, użyj jej adresu e-mail:

1. Wybierz dokument lub folder w menedżerze plików.
2. Otwórz menu kontekstowe (prawy przycisk myszy) i wybierz „Udostępnij” lub kliknij odpowiedni przycisk w interfejsie.
3. W oknie dialogowym, które się otworzy, wpisz adres e-mail odbiorcy.
4. Wybierz poziom dostępu: „Podgląd” lub „Edycja”.
5. Zapisz zmiany.

Po zapisaniu odbiorca automatycznie otrzyma wiadomość e-mail z powiadomieniem o przyznanym dostępie. Element pojawi się w jego sekcji „Udostępnione dla mnie”.

Dostęp za pomocą krótkiego linku

Krótki link pozwala na udzielenie dostępu do dokumentu każdej osobie, która go otrzyma, bez konieczności znajomości jej adresu e-mail:

1. W oknie dialogowym konfiguracji dostępu aktywuj przełącznik „Włącz dostęp za pomocą linku”.
2. Wybierz poziom dostępu dla wszystkich, którzy otworzą link.
3. Skopiuj wygenerowany krótki link i przekaż go odbiorcom w dowolny, dogodny sposób.

Przy pierwszym otwarciu linku dokument jest automatycznie dodawany do sekcji „Udostępnione dla mnie” użytkownika, co ułatwia późniejszy dostęp.

Poziomy dostępu

Podczas udzielania dostępu można wybrać jeden z dwóch poziomów uprawnień:

Podgląd

Podstawowy poziom, który pozwala tylko na odczytywanie zawartości:

• Otwieranie i przeglądanie dokumentów.
• Nawigowanie po strukturze folderów.
• Pobieranie plików na komputer.
• Dodawanie elementu do osobistych „Ulubionych”.

Wszelkie działania związane ze zmianą zawartości lub struktury są niedostępne.

Edycja

Rozszerzony poziom, który obejmuje wszystkie możliwości podglądu oraz dodatkowo:

• Modyfikowanie zawartości dokumentów.
• Wewnątrz folderu: tworzenie nowych dokumentów i zagnieżdżonych folderów.
• Wewnątrz folderu: zmiana nazw, przenoszenie i usuwanie (do kosza) zagnieżdżonych elementów.

Dostęp do folderów

Gdy udzielasz dostępu do folderu, wszystkie zagnieżdżone w nim elementy automatycznie dziedziczą przyznane uprawnienia. Oznacza to, że:

• Jeśli udzielono dostępu do podglądu folderu, odbiorca będzie mógł przeglądać wszystkie dokumenty i zagnieżdżone foldery w jego wnętrzu.
• Jeśli udzielono dostępu do edycji folderu, odbiorca będzie mógł modyfikować wszystkie zagnieżdżone elementy, tworzyć nowe dokumenty i podfoldery.

Uprawnienia są dziedziczone rekurencyjnie na każdym poziomie zagnieżdżenia. Nie ma potrzeby udzielania dostępu do każdego dokumentu w folderze osobno.

Status współdzielenia

Dokumenty i foldery, które zostały udostępnione innym użytkownikom, są oznaczone specjalną ikoną w menedżerze plików. Pozwala to właścicielowi łatwo odróżnić elementy współdzielone od całkowicie prywatnych.

Status jest wyświetlany zarówno dla elementów z zaproszeniami osobistymi, jak i dla tych z włączonym dostępem za pomocą linku.

Zarządzanie dostępem

Właściciel dokumentu lub folderu może w dowolnym momencie:

• Zmienić poziom dostępu dla konkretnego użytkownika (z „Podgląd” na „Edycja” i odwrotnie).
• Cofnąć dostęp jednemu lub kilku użytkownikom.
• Wyłączyć dostęp za pomocą linku, co sprawi, że link przestanie być aktywny.
• Zmienić poziom dostępu dla linku bez zmiany samego linku.

Aby zmienić ustawienia, należy ponownie otworzyć okno dialogowe „Udostępnij” dla odpowiedniego elementu i wprowadzić wymagane zmiany.

Ograniczenia

Podczas pracy z funkcją współdzielenia należy pamiętać o następujących ograniczeniach:

• Nie można udostępniać dokumentów z sekcji „Kosz” i „Archiwum”. Przed udzieleniem dostępu element należy przywrócić do aktywnej przestrzeni roboczej.
• Nie można ponownie udostępniać dokumentu należącego do kogoś innego. Jeśli dostęp do dokumentu został Ci udzielony przez innego użytkownika, nie możesz samodzielnie udostępnić go osobom trzecim. Tylko właściciel zarządza uprawnieniami dostępu.
• Zmiana struktury jest ograniczona dla odbiorców. Użytkownicy z uprawnieniami do edycji mogą modyfikować zawartość dokumentów i pracować wewnątrz folderów, ale nie mogą przenosić samego udostępnionego folderu w inne miejsce ani zmieniać jego głównych parametrów.