Способи надання доступу

Існує два основних способи надати доступ до документа чи папки.

Персональне запрошення за email

Для надання доступу конкретній людині використовується її адреса електронної пошти:

1. Обрати документ або папку у файловому менеджері.
2. Відкрити контекстне меню (права кнопка миші) та вибрати «Поділитися» або натиснути на відповідну кнопку в інтерфейсі.
3. У діалоговому вікні, що відкрилося, ввести email одержувача.
4. Обрати рівень доступу: «Перегляд» або «Редагування».
5. Зберегти зміни.

Після збереження одержувач автоматично отримає лист зі сповіщенням про наданий доступ. Елемент з'явиться в його розділі «Доступні мені».

Доступ за коротким посиланням

Коротке посилання дозволяє надати доступ до документа будь-кому, хто отримає це посилання, без необхідності знати email одержувача:

1. У діалоговому вікні налаштування доступу активувати перемикач «Увімкнути доступ за посиланням».
2. Обрати рівень доступу для всіх, хто перейде за посиланням.
3. Скопіювати створене коротке посилання та передати його одержувачам будь-яким зручним способом.

При першому переході за посиланням документ автоматично додається до розділу «Доступні мені» користувача для зручності подальшого доступу.

Рівні доступу

При наданні доступу можна обрати один із двох рівнів прав:

Перегляд

Базовий рівень, що надає право лише читати вміст:

• Відкривати та переглядати документи.
• Переміщатися структурою папок.
• Завантажувати файли на комп'ютер.
• Додавати елемент до особистого розділу «Обране».

Будь-які дії зі зміни вмісту чи структури недоступні.

Редагування

Розширений рівень, що включає всі можливості перегляду та додатково:

• Змінювати вміст документів.
• Всередині папки: створювати нові документи та вкладені папки.
• Всередині папки: перейменовувати, переміщувати та видаляти (у кошик) вкладені елементи.

Доступ до папок

При наданні доступу до папки всі вкладені елементи автоматично успадковують встановлені права. Це означає:

• Якщо надано доступ на перегляд папки, одержувач зможе переглядати всі документи та вкладені папки всередині неї.
• Якщо надано доступ на редагування папки, одержувач зможе змінювати всі вкладені елементи, створювати нові документи та підпапки.

Права успадковуються рекурсивно на будь-яку глибину вкладеності. Немає потреби окремо надавати доступ до кожного документа всередині папки.

Статус спільного доступу

Документи та папки, доступ до яких надано іншим користувачам, позначаються спеціальним значком у файловому менеджері. Це дозволяє власнику легко відрізнити елементи зі спільним доступом від повністю приватних.

Статус відображається як для елементів з персональними запрошеннями, так і для елементів з увімкненим доступом за посиланням.

Керування доступом

Власник документа чи папки може в будь-який момент:

• Змінити рівень доступу для конкретного користувача (з «Перегляд» на «Редагування» і навпаки).
• Відкликати доступ в одного або кількох користувачів.
• Вимкнути доступ за посиланням, зробивши посилання недійсним.
• Змінити рівень доступу для посилання без зміни самого посилання.

Для зміни налаштувань необхідно знову відкрити діалог «Поділитися» для відповідного елемента та внести потрібні зміни.

Обмеження

При роботі зі спільним доступом слід враховувати такі обмеження:

• Неможливо поділитися документами з розділів «Кошик» та «Архів». Перед наданням доступу елемент необхідно відновити або повернути до активного робочого простору.
• Неможливо повторно поділитися чужим документом. Якщо доступ до документа надано кимось іншим, не можна самостійно надати його третім особам. Лише власник керує правами доступу.
• Зміна структури обмежена для одержувачів. Користувачі з доступом на редагування можуть змінювати вміст документів та працювати всередині папок, але не можуть переміщувати саму папку зі спільним доступом в інше місце або змінювати її основні параметри.