Möglichkeiten der Freigabe

Es gibt zwei Hauptmethoden, um den Zugriff auf ein Dokument oder einen Ordner zu gewähren.

Persönliche Einladung per E-Mail

Um einer bestimmten Person Zugriff zu gewähren, verwenden Sie deren E-Mail-Adresse:

1. Wählen Sie das Dokument oder den Ordner im Dateimanager aus.
2. Öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste) und wählen Sie „Freigeben“ oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Benutzeroberfläche.
3. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
4. Wählen Sie die Zugriffsebene: „Ansicht“ oder „Bearbeitung“.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Nach dem Speichern erhält der Empfänger automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über den erteilten Zugriff. Das Element erscheint in seinem Bereich „Für mich freigegeben“.

Zugriff per Kurzlink

Ein Kurzlink ermöglicht es Ihnen, jedem, der diesen Link erhält, Zugriff auf ein Dokument zu gewähren, ohne dessen E-Mail-Adresse kennen zu müssen:

1. Aktivieren Sie im Dialogfeld für die Zugriffseinstellungen den Schalter „Zugriff per Link aktivieren“.
2. Wählen Sie die Zugriffsebene für alle, die den Link öffnen.
3. Kopieren Sie den erstellten Kurzlink und geben Sie ihn auf beliebigem Weg an die Empfänger weiter.

Beim ersten Aufrufen des Links wird das Dokument automatisch zum Bereich „Für mich freigegeben“ des Benutzers hinzugefügt, um den zukünftigen Zugriff zu erleichtern.

Zugriffsebenen

Bei der Gewährung des Zugriffs können Sie eine von zwei Berechtigungsstufen wählen:

Ansicht

Die grundlegende Stufe, die nur das Recht zum Lesen von Inhalten gewährt:

• Dokumente öffnen und ansehen.
• In der Ordnerstruktur navigieren.
• Dateien auf den Computer herunterladen.
• Ein Element zu den persönlichen „Favoriten“ hinzufügen.

Jegliche Aktionen zur Änderung des Inhalts oder der Struktur sind nicht verfügbar.

Bearbeitung

Die erweiterte Stufe, die alle Möglichkeiten der Ansicht und zusätzlich Folgendes umfasst:

• Inhalte von Dokumenten ändern.
• Innerhalb eines Ordners: neue Dokumente und Unterordner erstellen.
• Innerhalb eines Ordners: verschachtelte Elemente umbenennen, verschieben und löschen (in den Papierkorb).

Zugriff auf Ordner

Wenn Sie den Zugriff auf einen Ordner freigeben, erben alle darin enthaltenen Elemente automatisch die festgelegten Berechtigungen. Das bedeutet:

• Wenn der Zugriff auf einen Ordner mit der Berechtigung „Ansicht“ gewährt wird, kann der Empfänger alle Dokumente und Unterordner darin ansehen.
• Wenn der Zugriff auf einen Ordner mit der Berechtigung „Bearbeitung“ gewährt wird, kann der Empfänger alle enthaltenen Elemente ändern sowie neue Dokumente und Unterordner erstellen.

Die Berechtigungen werden rekursiv auf jede Verschachtelungstiefe vererbt. Es ist nicht erforderlich, den Zugriff auf jedes einzelne Dokument innerhalb des Ordners separat zu gewähren.

Status des gemeinsamen Zugriffs

Dokumente und Ordner, die für andere Benutzer freigegeben sind, werden im Dateimanager mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet. Dies ermöglicht es dem Eigentümer, Elemente mit gemeinsamem Zugriff leicht von vollständig privaten zu unterscheiden.

Der Status wird sowohl für Elemente mit persönlichen Einladungen als auch für Elemente mit aktiviertem Link-Zugriff angezeigt.

Zugriffsverwaltung

Der Eigentümer eines Dokuments oder Ordners kann jederzeit:

• die Zugriffsebene für einen bestimmten Benutzer ändern (von „Ansicht“ zu „Bearbeitung“ und umgekehrt).
• den Zugriff für einen oder mehrere Benutzer widerrufen.
• den Zugriff per Link deaktivieren, wodurch der Link ungültig wird.
• die Zugriffsebene für den Link ändern, ohne den Link selbst zu ändern.

Um die Einstellungen zu ändern, öffnen Sie erneut das Dialogfeld „Freigeben“ für das entsprechende Element und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

Einschränkungen

Bei der Arbeit mit dem gemeinsamen Zugriff sollten die folgenden Einschränkungen beachtet werden:

• Dokumente aus den Bereichen „Papierkorb“ und „Archiv“ können nicht freigegeben werden. Bevor Sie den Zugriff gewähren, muss das Element wiederhergestellt oder in den aktiven Arbeitsbereich zurückverschoben werden.
• Ein fremdes Dokument kann nicht weitergegeben werden. Wenn Ihnen der Zugriff auf ein Dokument von einem anderen Benutzer gewährt wurde, können Sie es nicht selbst an Dritte weitergeben. Nur der Eigentümer verwaltet die Zugriffsrechte.
• Strukturänderungen sind für Empfänger eingeschränkt. Benutzer mit Bearbeitungszugriff können den Inhalt von Dokumenten ändern und innerhalb von Ordnern arbeiten, aber sie können den freigegebenen Ordner selbst nicht an einen anderen Ort verschieben oder seine Haupteinstellungen ändern.