Pentru a lucra eficient cu un număr mare de documente, sunt disponibile instrumente flexibile pentru menținerea ordinii.

Crearea de foldere și documente

Pentru a structura munca, puteți crea foldere imbricate, grupând documentele după evenimente, date sau orice alte criterii. Butonul „Creați” din colțul din dreapta sus vă permite să adăugați un folder nou pentru a organiza spațiul, precum și să creați un document.

Mutarea și copierea

Pe măsură ce numărul de documente crește, acestea pot fi reorganizate cu ușurință.

• Mutare: Această funcție este utilizată pentru a transfera documente și foldere într-un alt director. Acesta este principalul mod de a menține ordinea, de exemplu, la finalizarea evenimentelor și mutarea fișierelor asociate într-un folder separat.
• Decupare / Copiere / Lipire: Comenzile standard (Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V) vă permit să mutați sau să duplicați rapid elemente.

Redenumirea

Fiecărui document și folder i se poate atribui un nume semnificativ. Pentru a redenumi, este suficient să selectați elementul și să apăsați tasta F2 sau să alegeți opțiunea corespunzătoare din meniul contextual.

Partajarea accesului

Deși „Documentele mele” este un spațiu personal, orice element din acesta poate fi partajat cu alții pentru a lucra simultan la documente. Un alt utilizator sau mai mulți utilizatori pot obține acces de citire sau de modificare la un folder sau un document. În același timp, documentul rămâne în secțiunea „Documentele mele” a proprietarului și este marcat cu o pictogramă specială , ceea ce permite diferențierea ușoară a acestora de documentele complet private.

Adăugarea la Favorite

Pentru documentele și folderele care necesită acces constant și rapid, există secțiunea Favorite. Adăugarea unui document la favorite nu îl mută, ci creează o secțiune convenabilă unde sunt adunate toate elementele importante și necesare.

Arhivarea

Documentele și folderele finalizate sau irelevante pot fi mutate în Arhivă. Acest lucru vă permite să eliminați elementele inutile din vizualizarea principală, eliberând spațiul de lucru, dar fără a le șterge definitiv. Documentele și folderele din arhivă pot fi copiate și mutate, însă documentele în sine, dacă sunt deschise, sunt disponibile doar pentru citire. Acest lucru asigură integritatea documentelor din arhivă.

Ștergerea în Coșul de gunoi

Ștergerea accidentală nu este o problemă. Toate fișierele șterse ajung mai întâi în Coșul de gunoi, unde sunt stocate timp de 30 de zile. În această perioadă, ele pot fi restaurate cu ușurință la locația lor originală sau, dacă este necesar, șterse definitiv.

Exportul documentelor

Puteți exporta un document (descărca, tipări, trimite) în două moduri.

• Deschideți documentul și descărcați-l din editor
• Selectați documentul și descărcați-l din managerul de fișiere. În acest caz, puteți selecta mai multe documente sau chiar foldere simultan. Vor fi create mai multe fișiere, ambalate într-o singură arhivă ZIP pentru o descărcare mai ușoară.