Aby zapewnić efektywną pracę z dużą liczbą dokumentów, udostępniono elastyczne narzędzia do utrzymania porządku.

Tworzenie folderów i dokumentów

Aby uporządkować pracę, można tworzyć zagnieżdżone foldery, grupując dokumenty według wydarzeń, dat lub dowolnych innych kryteriów. Przycisk „Utwórz” w prawym górnym rogu pozwala zarówno dodać nowy folder w celu organizacji przestrzeni, jak i utworzyć dokument.

Przenoszenie i kopiowanie

W miarę wzrostu liczby dokumentów można je łatwo reorganizować.

• Przenieś: Ta funkcja służy do przenoszenia dokumentów i folderów do innego katalogu. Jest to podstawowy sposób na utrzymanie porządku, na przykład po zakończeniu wydarzeń i przeniesieniu powiązanych z nimi plików do osobnego folderu.
• Wytnij / Kopiuj / Wklej: Standardowe polecenia (Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V) pozwalają szybko przenosić lub duplikować elementy.

Zmiana nazwy

Każdemu dokumentowi i folderowi można nadać zrozumiałą nazwę. Aby zmienić nazwę, wystarczy zaznaczyć element i nacisnąć klawisz F2 lub wybrać odpowiednią opcję w menu kontekstowym.

Udostępnianie

Mimo że „Moje dokumenty” to przestrzeń osobista, każdy element można w niej udostępnić innym osobom i jednocześnie pracować nad dokumentami. Inny użytkownik lub użytkownicy mogą uzyskać dostęp do odczytu lub edycji folderu bądź dokumentu. Sam dokument pozostaje u właściciela w sekcji „Moje dokumenty” i jest oznaczony specjalną ikoną , co pozwala łatwo odróżnić go od dokumentów w pełni prywatnych.

Dodawanie do Ulubionych

Dla dokumentów i folderów, do których wymagany jest stały i szybki dostęp, przewidziano sekcję Ulubione. Dodanie dokumentu do ulubionych nie przenosi go, lecz tworzy wygodną sekcję, w której zebrane są wszystkie ważne i potrzebne elementy.

Archiwizacja

Ukończone lub nieaktualne dokumenty i foldery można przenieść do Archiwum. Pozwala to usunąć zbędne elementy z głównego widoku, zwalniając przestrzeń roboczą, ale bez ich ostatecznego usuwania. Dokumenty i foldery znajdujące się w archiwum można kopiować i przenosić, jednak same dokumenty po otwarciu są dostępne tylko do odczytu. Zapewnia to bezpieczeństwo dokumentów w archiwum.

Przenoszenie do Kosza

Przypadkowe usunięcie to nie problem. Wszystkie usunięte pliki najpierw trafiają do Kosza, gdzie są przechowywane przez 30 dni. W tym czasie można je łatwo przywrócić do pierwotnej lokalizacji lub, w razie potrzeby, usunąć na stałe.

Eksportowanie dokumentów

Eksportować dokument (pobrać, wydrukować, wysłać) można na dwa sposoby.

• Otworzyć dokument i pobrać go z edytora.
• Zaznaczyć dokument i pobrać go z menedżera plików. W tym przypadku można zaznaczyć kilka dokumentów lub nawet folderów. Zostanie wtedy utworzonych kilka plików, spakowanych w jedno archiwum ZIP dla wygody pobierania.