Per lavorare in modo efficiente con un gran numero di documenti, sono disponibili strumenti flessibili per mantenere l'ordine.

Creazione di cartelle e documenti

Per strutturare il lavoro, è possibile creare cartelle nidificate, raggruppando i documenti per eventi, date o qualsiasi altro criterio. Il pulsante "Crea" nell'angolo in alto a destra consente sia di aggiungere una nuova cartella per organizzare lo spazio, sia di creare un documento.

Spostamento e copia

Man mano che il numero di documenti aumenta, è possibile riorganizzarli facilmente.

• Sposta: Questa funzione viene utilizzata per trasferire documenti e cartelle in un'altra directory. È il modo principale per mantenere l'ordine, ad esempio, al termine di un evento, spostando i file correlati in una cartella separata.
• Taglia / Copia / Incolla: I comandi standard (Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V) consentono di spostare o duplicare rapidamente gli elementi.

Rinomina

A ogni documento e cartella è possibile assegnare un nome significativo. Per rinominare, è sufficiente selezionare un elemento e premere il tasto F2 o scegliere l'opzione corrispondente nel menu contestuale.

Condivisione dell'accesso

Nonostante "I miei documenti" sia uno spazio personale, qualsiasi elemento al suo interno può essere condiviso con altri per lavorare simultaneamente sui documenti. Un altro utente o più utenti possono ottenere l'accesso in lettura o modifica a una cartella o a un documento. In questo caso, il documento rimane nella sezione "I miei documenti" del proprietario e viene contrassegnato con un'icona speciale , che permette di distinguerlo facilmente dai documenti completamente privati.

Aggiunta ai Preferiti

Per i documenti e le cartelle che richiedono un accesso costante e rapido, è disponibile la sezione Preferiti. Aggiungere un documento ai preferiti non lo sposta, ma crea una comoda sezione che raccoglie tutti gli elementi importanti e necessari.

Archiviazione

I documenti e le cartelle completati o non più attuali possono essere spostati nell'Archivio. Ciò consente di rimuovere gli elementi superflui dalla visualizzazione principale, liberando spazio di lavoro senza eliminarli definitivamente. I documenti e le cartelle nell'archivio possono essere copiati e spostati, tuttavia i documenti stessi, se aperti, sono disponibili solo in modalità di lettura. Questo garantisce la conservazione dei documenti nell'archivio.

Spostamento nel Cestino

L'eliminazione accidentale non è un problema. Tutti i file eliminati finiscono prima nel Cestino, dove vengono conservati per 30 giorni. Durante questo periodo, possono essere facilmente ripristinati nella loro posizione originale o, se necessario, eliminati definitivamente.

Esportazione di documenti

È possibile esportare un documento (scaricarlo, stamparlo, inviarlo) in due modi.

• Aprire il documento e scaricarlo dall'editor
• Selezionare il documento e scaricarlo dal file manager. In questo caso, è possibile selezionare più documenti o persino cartelle contemporaneamente. Verranno creati più file, compressi in un unico archivio ZIP per facilitare il download.