Für die effiziente Arbeit mit einer großen Anzahl von Dokumenten stehen flexible Werkzeuge zur Verfügung, um Ordnung zu halten.

Erstellen von Ordnern und Dokumenten

Um Ihre Arbeit zu strukturieren, können Sie verschachtelte Ordner erstellen und Dokumente nach Ereignissen, Daten oder anderen Kriterien gruppieren. Die Schaltfläche „Erstellen“ in der oberen rechten Ecke ermöglicht es Ihnen, sowohl einen neuen Ordner zur Organisation Ihres Bereichs hinzuzufügen als auch ein neues Dokument zu erstellen.

Verschieben und Kopieren

Wenn die Anzahl der Dokumente wächst, können Sie diese einfach neu organisieren.

• Verschieben: Diese Funktion wird verwendet, um Dokumente und Ordner in ein anderes Verzeichnis zu verschieben. Dies ist die Hauptmethode, um Ordnung zu schaffen, beispielsweise indem Sie nach Abschluss von Ereignissen die zugehörigen Dateien in einen separaten Ordner verschieben.
• Ausschneiden / Kopieren / Einfügen: Die Standardbefehle (Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V) ermöglichen es Ihnen, Elemente schnell zu verschieben oder zu duplizieren.

Umbenennen

Jedem Dokument und jedem Ordner kann ein aussagekräftiger Name gegeben werden. Zum Umbenennen markieren Sie einfach das Element und drücken die Taste F2 oder wählen den entsprechenden Punkt im Kontextmenü aus.

Freigabe

Obwohl „Meine Dokumente“ Ihr persönlicher Bereich ist, können Sie jedes Element darin mit anderen teilen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Andere Benutzer können Lese- oder Bearbeitungszugriff auf einen Ordner oder ein Dokument erhalten. Dabei verbleibt das Dokument beim Besitzer im Bereich „Meine Dokumente“ und wird mit einem speziellen Symbol markiert. So lassen sich freigegebene Dokumente leicht von vollständig privaten unterscheiden.

Zu Favoriten hinzufügen

Für Dokumente und Ordner, auf die Sie ständig und schnell zugreifen müssen, gibt es den Bereich Favoriten. Das Hinzufügen eines Dokuments zu den Favoriten verschiebt es nicht, sondern erstellt einen praktischen Bereich, in dem alle wichtigen und benötigten Elemente gesammelt sind.

Archivierung

Abgeschlossene oder nicht mehr aktuelle Dokumente und Ordner können ins Archiv verschoben werden. Dadurch können Sie überflüssige Elemente aus der Hauptansicht entfernen und Ihren Arbeitsbereich aufräumen, ohne sie endgültig zu löschen. Dokumente und Ordner im Archiv können kopiert und verschoben werden. Wenn Sie jedoch ein archiviertes Dokument öffnen, ist es schreibgeschützt. Dies gewährleistet die Integrität der Dokumente im Archiv.

In den Papierkorb verschieben

Versehentliches Löschen ist kein Problem. Alle gelöschten Dateien gelangen zunächst in den Papierkorb, wo sie 30 Tage lang aufbewahrt werden. Innerhalb dieses Zeitraums können Sie sie einfach an ihren ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder bei Bedarf endgültig löschen.

Exportieren von Dokumenten

Sie können ein Dokument auf zwei Arten exportieren (herunterladen, drucken, senden).

• Öffnen Sie das Dokument und laden Sie es aus dem Editor herunter.
• Markieren Sie das Dokument und laden Sie es aus dem Dateimanager herunter. Sie können auch mehrere Dokumente oder sogar ganze Ordner gleichzeitig auswählen. In diesem Fall werden mehrere Dateien erstellt und zur einfacheren Handhabung in einem einzigen ZIP-Archiv zusammengefasst.