Pour travailler efficacement avec un grand nombre de documents, des outils flexibles sont disponibles pour maintenir l'ordre.

Création de dossiers et de documents

Pour structurer votre travail, vous pouvez créer des sous-dossiers pour regrouper les documents par événement, par date ou selon tout autre critère. Le bouton « Créer » dans le coin supérieur droit vous permet d'ajouter un nouveau dossier pour organiser votre espace ou de créer un document.

Déplacement et copie

À mesure que le nombre de vos documents augmente, vous pouvez facilement les réorganiser.

• Déplacer : Cette fonction est utilisée pour transférer des documents et des dossiers vers un autre répertoire. C'est le principal moyen de mettre de l'ordre, par exemple, en déplaçant les fichiers liés à un événement terminé dans un dossier séparé.
• Couper / Copier / Coller : Les commandes standard (Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V) vous permettent de déplacer ou de dupliquer rapidement des éléments.

Renommer

Vous pouvez donner un nom significatif à chaque document et dossier. Pour renommer un élément, il suffit de le sélectionner et d'appuyer sur la touche F2 ou de choisir l'option correspondante dans le menu contextuel.

Partage d'accès

Bien que « Mes documents » soit un espace personnel, vous pouvez partager n'importe quel élément avec d'autres personnes et travailler simultanément sur des documents. Un ou plusieurs autres utilisateurs peuvent obtenir un accès en lecture ou en modification à un dossier ou un document. Le document lui-même reste dans la section « Mes documents » de son propriétaire et est marqué d'une icône spéciale , ce qui permet de le distinguer facilement des documents entièrement privés.

Ajout aux Favoris

Pour les documents et dossiers nécessitant un accès constant et rapide, il existe la section Favoris. L'ajout d'un document aux favoris ne le déplace pas, mais crée une section pratique où tous les éléments importants et nécessaires sont rassemblés.

Archivage

Les documents et dossiers terminés ou qui ne sont plus d'actualité peuvent être déplacés vers les Archives. Cela permet de retirer les éléments superflus de la vue principale, libérant ainsi de l'espace de travail sans les supprimer définitivement. Les documents et dossiers archivés peuvent être copiés et déplacés, mais les documents eux-mêmes, si vous les ouvrez, sont en lecture seule. Cela garantit l'intégrité des documents archivés.

Suppression vers la Corbeille

Une suppression accidentelle n'est pas un problème. Tous les fichiers supprimés sont d'abord placés dans la Corbeille, où ils sont conservés pendant 30 jours. Pendant cette période, vous pouvez facilement les restaurer à leur emplacement d'origine ou, si nécessaire, les supprimer définitivement.

Exportation de documents

Vous pouvez exporter un document (télécharger, imprimer, envoyer) de deux manières.

• Ouvrir le document et le télécharger depuis l'éditeur
• Sélectionner le document et le télécharger depuis le gestionnaire de fichiers. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner plusieurs documents ou même des dossiers à la fois. Plusieurs fichiers seront alors créés et regroupés dans une seule archive ZIP pour faciliter le téléchargement.