Zweck des Bereichs

Der Arbeitsbereich ist für die Speicherung von Dokumenten vorgesehen, die sich auf die Aktivitäten der Organisation oder des Teams beziehen.
Zusätzlich gelten die für das Team aktivierten kostenpflichtigen Optionen „PRO“ und „Ohne Logo“ für alle Dokumente in diesem Bereich.

Im Gegensatz zum Bereich „Meine Dokumente“, in dem Dateien standardmäßig privat sind, werden Dokumente im Bereich „Arbeitsdokumente“ im Team-Kontext erstellt und ermöglichen die Konfiguration von Zugriffsrechten für das gesamte Team oder einzelne Abteilungen.

Zugriff auf den Bereich

Der Bereich „Arbeitsdokumente“ ist für Benutzer zugänglich, die:

• Gründer des Teams sind.
• dem Team beigetreten sind.

Dokumente erstellen

Das Erstellen von Dokumenten im Bereich „Arbeitsdokumente“ funktioniert genauso wie in Ihrem persönlichen Bereich:

1. Öffnen Sie den Bereich „Arbeitsdokumente“ in der seitlichen Navigationsleiste.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“.
3. Wählen Sie den Dokumenttyp aus oder erstellen Sie einen Ordner.

Standardmäßig sind erstellte Dokumente nur für die Person zugänglich, die sie erstellt hat.

Vererbung von Berechtigungen

Dokumente und Ordner, die innerhalb des Arbeitsbereichs oder in Ordnern des Bereichs „Arbeitsdokumente“ erstellt werden, erben automatisch die Zugriffsregeln des übergeordneten Ordners.

Struktur organisieren

Für eine effiziente Teamarbeit wird empfohlen:

• Ordner für verschiedene Tätigkeitsbereiche oder Abteilungen zu erstellen.
• Verständliche Namen für Dokumente und Ordner zu verwenden.
• Den Zugriff auf Ordnerebene zu konfigurieren, um die Einstellungen nicht für jedes Dokument duplizieren zu müssen.

Zugriff für das Team konfigurieren

Der Eigentümer eines Dokuments oder Ordners im Bereich „Arbeitsdokumente“ kann den Zugriff auf verschiedenen Ebenen konfigurieren:

Zugriff für das gesamte Team

Sie können allen Teammitgliedern gleichzeitig Zugriff mit einer einheitlichen Berechtigungsstufe (Anzeigen oder Bearbeiten) gewähren.

Zugriff für Abteilungen

Wenn in Ihrem Team eine Abteilungsstruktur eingerichtet ist, können Sie den Zugriff nur für bestimmte Abteilungen gewähren.

Zugriff für bestimmte Benutzer

Zusätzlich zum Gruppenzugriff können Sie auch einzelne Mitarbeiter einladen, die Teil des Teams sind. Für Dokumente aus dem Bereich „Arbeitsdokumente“ kann kein Zugriff per Link für Dritte gewährt werden.

Weitere Informationen zur Konfiguration des Teamzugriffs finden Sie im Artikel Zugriff für das Team.

Eigentümerschaft

Im Bereich „Arbeitsdokumente“ hat jedes Dokument einen Eigentümer – den Benutzer, der das Dokument erstellt oder die Eigentümerrechte beim Verschieben erhalten hat. Der Eigentümer hat die vollen Rechte zur Verwaltung des Dokuments, einschließlich:

• Änderung der Zugriffseinstellungen.
• Umbenennen und Verschieben.
• Löschen des Dokuments.

Andere Teammitglieder können je nach den vom Eigentümer gewährten Zugriffseinstellungen eingeschränkte Rechte haben.

Verschieben zwischen Bereichen

Dokumente können zwischen den Bereichen „Meine Dokumente“ und „Arbeitsdokumente“ verschoben werden:

• Von „Meine Dokumente“ zu „Arbeitsdokumente“ – das Dokument wird zu einem Team-Dokument. Die für das Team aktivierten Optionen „Ohne Logo“ und „PRO“ werden darauf angewendet.
• Von „Arbeitsdokumente“ zu „Meine Dokumente“ – das Dokument wird privat, und der Teamzugriff darauf wird beendet.

Beim Verschieben werden die Freigabeeinstellungen aus Sicherheitsgründen automatisch zurückgesetzt.

Einschränkungen

Bei der Arbeit mit dem Bereich „Arbeitsdokumente“ ist Folgendes zu beachten:

• Löschberechtigungen – Das Löschen von Elementen ist nur dem Eigentümer des Dokuments oder innerhalb von Ordnern mit Bearbeitungsrechten gestattet.
• Freigabeberechtigungen – Nur der Eigentümer des Dokuments kann den Zugriff auf Team-Dokumente gewähren.
• Sichtbarkeit – Auch wenn sich ein Dokument im Bereich „Arbeitsdokumente“ befindet, ist es nicht zwangsläufig für alle sichtbar. Die Sichtbarkeit wird durch die vom Eigentümer festgelegten Zugriffseinstellungen bestimmt.